IT Partner

 Как удалить учетные записи Microsoft 365 бывших сотрудников и правильно сохранить данные их почтовых ящиков

 howto, microsoft 365

Один из вопросов, с которым сталкиваются компании, когда сотрудники покидают организацию, — что делать со своими почтовыми ящиками: как обеспечить безопасность данных и заблокировать их доступ к Microsoft 365. В этом случае компаниям следует рассмотреть определенные шаги, такие как контроль доступа, сохранение или удаление данных и информирование других сотрудников и партнеров о предстоящих изменениях в целях защиты данных организации.

Когда сотрудники увольняются, вам нужно будет удалить их из Microsoft 365 для бизнеса. Во-первых, вы должны заблокировать им доступ к файлам компании, сохранить созданные ими документы и выполнить ряд других административных задач, связанных с удалением пользователя.

Мы рекомендуем вам выполнить указанные ниже шаги, чтобы защитить данные организации и в то же время разрешить другим сотрудникам доступ к электронной почте и данным OneDrive.

1. Блокируйте доступ к Microsoft 365 и мобильным устройствам сотрудников.
2. Либо настройте автоответчик электронной почты OOF, либо настройте переадресацию электронной почты, либо переместите адрес(а) электронной почты пользователя другому пользователю в качестве псевдонима электронной почты, чтобы сохранить поток почты.
3. Архивируйте почтовый ящик.
4. Предоставьте другому сотруднику доступ к данным OneDrive и Outlook.
5. Снимите и удалите лицензию Microsoft 365 у бывшего сотрудника.
6. Удалите учетную запись бывшего сотрудника.

Каков правильный способ сохранения данных почтового ящика?

Как только вы решите, что вам действительно необходимо сохранить данные почтового ящика, вам придется изучить некоторые факторы. Первый шаг — определить, есть ли у пользователя заархивированные данные. Еще один фактор, который необходимо учитывать, заключается в том, должен ли почтовый ящик продолжать получать новые сообщения электронной почты, или вы можете просто остановить поток почты. Также нужно будет сообщить отправителям об уходе пользователя, особенно если сотрудник был занят важным бизнес-проектом. Также необходимо решить, следует ли вам сохранить учетную запись пользователя вместе со всеми файлами, сохраненными в OneDrive для бизнеса, или вы можете просто удалить все. Принимая во внимание все эти факторы, мы рекомендуем вам выбрать один из следующих вариантов:

Вариант 1. Использование общих почтовых ящиков.

Преобразование почтового ящика в общий является наиболее распространенным и рекомендуемым подходом для компаний, которые хотят взять на себя ответственность за работу уволившегося сотрудника.

Чтобы выполнить преобразование Пользователь -> Общий почтовый ящик, сначала необходимо правильно отключить доступ к почтовому ящику. И только после того, как этот шаг будет выполнен, вы можете выполнить преобразование в общий почтовый ящик и восстановить лицензию.

Преобразование почтового ящика пользователя в общий имеет ряд преимуществ:

• Нет необходимости пересылать письмо соответствующему лицу. Каждый пользователь, назначенный общему почтовому ящику, имеет к нему полный доступ.
• Возможность поделиться информацией календаря Outlook.
• Вы всегда можете преобразовать общий почтовый ящик в обычный.

Чтобы использовать общий почтовый ящик, ему должна быть назначена лицензия. Когда почтовый ящик пользователя становится общим, ему больше не требуется лицензия на Exchange Online, если только он не превышает 50 ГБ или не имеет архива.

Чтобы преобразовать почтовый ящик уволенного сотрудника в общий, выполните следующие действия:

1. Восстановите удаленную учетную запись и убедитесь, что ей назначена лицензия Microsoft 365.
2. Сбросьте пароль и проверьте, не был ли снова создан почтовый ящик.
3. Преобразуйте его в общий почтовый ящик и удалите лицензию из почтового ящика пользователя.
4. Начните добавлять участников.

Теперь администраторы могут преобразовать облачный почтовый ящик пользователя в общий почтовый ящик одним щелчком мыши в Центре администрирования Exchange (EAC). Больше не нужно использовать PowerShell. Облачный общий почтовый ящик также можно преобразовать в почтовый ящик пользователя одним щелчком мыши.

Вариант 2. Создание неактивных почтовых ящиков и управление ими

Чтобы сделать почтовый ящик неактивным, ему должна быть назначена лицензия на Exchange Online, план 2 (или лицензия на Exchange Online, план 1 с лицензией надстройки Exchange Online Archiving), чтобы к почтовому ящику можно было применить удержание перед его удалением. После удаления учетной записи пользователя любая лицензия Exchange Online, связанная с учетной записью пользователя, будет доступна для назначения новому пользователю.

Чтобы сделать почтовый ящик неактивным, нужно выполнить два шага:

1. Переведите почтовый ящик в режим «удержание на месте» или «удержание для судебного разбирательства». Выполнив этот шаг, вы сможете сохранить все содержимое почтового ящика перед его удалением. Все удаленные и измененные элементы будут оставаться в неактивном почтовом ящике в течение определенного времени или до тех пор, пока вы не удалите почтовый ящик.
2. Удалите почтовый ящик. Если вам больше не нужно сохранять содержимое неактивного почтового ящика, вы можете навсегда удалить неактивный почтовый ящик, сняв удержание, примененное к неактивному почтовому ящику.

Неактивные почтовые ящики позволяют сохранять электронную почту бывших сотрудников после их увольнения, и к ним могут получить доступ уполномоченные лица, которым предоставлены разрешения на обнаружение электронных данных в соответствии с требованиями или по юридическим причинам.

Управление неактивными почтовыми ящиками

Неактивные почтовые ящики являются самоуправляемыми и остаются на месте до истечения срока хранения. Вот несколько советов, которые вы можете использовать для управления неактивными почтовыми ящиками:

• Поиск и экспорт содержимого неактивного почтового ящика. Портал соответствия требованиям Microsoft Purview предоставляет средство поиска содержимого, которое можно использовать для поиска и экспорта содержимого неактивного почтового ящика. Также можно создать поисковый запрос по ключевым словам, если вы хотите найти определенные элементы или вернуть все содержимое неактивного почтового ящика.

• Изменить продолжительность удержания для неактивного почтового ящика. После того как почтовый ящик станет неактивным, вы можете изменить продолжительность удержания, применяемого к неактивному почтовому ящику.

• Восстановить неактивный почтовый ящик. Вы можете легко восстановить неактивный почтовый ящик, если уволившийся сотрудник вернется в компанию. При восстановлении неактивного почтового ящика он преобразуется в новый почтовый ящик, содержимое и структура папок неактивного почтового ящика сохраняются, а почтовый ящик связывается с новой учетной записью пользователя. После восстановления неактивный почтовый ящик больше не существует.

• Восстановить содержимое неактивного почтового ящика в другой почтовый ящик. Иногда новый сотрудник нанимается, чтобы взять на себя трудовые обязанности бывшего сотрудника. В этом случае вы можете восстановить (или объединить) содержимое неактивного почтового ящика с существующим почтовым ящиком и скопировать содержимое в другой почтовый ящик. Неактивный почтовый ящик остается неактивным, и его по-прежнему можно искать с помощью eDiscovery, его содержимое можно восстановить в другой почтовый ящик, а также восстановить или удалить позже.

• Удалить неактивный почтовый ящик. Вы всегда можете отменить примененное удержание и навсегда удалить неактивный почтовый ящик, если вам не нужно сохранять содержимое неактивного почтового ящика. После снятия блокировки почтовый ящик будет храниться в течение 183 дней, прежде чем его нельзя будет восстановить.

Подводя итог, можно сказать, что не существует единого решения, которое могло бы удовлетворить все ваши потребности, хотя мы лично рекомендуем использовать общие почтовые ящики в качестве предпочтительного метода или сохранять данные почтовых ящиков. Наша опытная команда ИТ-партнеров поможет вам лучше понять и усовершенствовать весь процесс сохранения данных.