IT Partner

 Сделайте свой бизнес более продуктивным с Office 365

 exchange online, office 365, office online, sharepointonline, администрирование, группы, документы, облако, облачные сервисы

Сделайте свой бизнес более продуктивным с Office 365

«Основа продуктивности бизнеса – слаженная работа всей команды, которая требует от каждого сотрудника ежедневной обработки большого количества информации. Никогда прежде человек не был в состоянии этого сделать. Однако в XXI веке работнику компании требуется бизнес-информация со всеми документами, презентациями и электронными таблицами. Помимо этого, ему необходимоделиться этой информацией максимально быстро и безопасно, а также успешно взаимодействовать с коллегами, клиентами и партнерами».

Эти слова принадлежат главному редактору журнала в Нью-Йорке «Technet» Джошуа Хоффману, который является независимым экспертом в области маркетинга и консультирует клиентов по вопросам внедрения технологический решений в бизнес. Какие можно сделать выводы? На сегодняшний день самым важным фактором является оптимизация и настройка рабочего процесса как отдельно взятого работника, так и всей команды в целом. Здесь у Office 365 есть преимущество. Продукт от Microsoft никогда не останавливается в своем развитии и продолжает совершенствоваться, обеспечивая при этом наиболее полный набор инструментов с целью раскрыть пользовательский потенциал и повысить производительность бизнеса. Таким образом, пакет офисных продуктов Office 365 призван решать современные задачи, стоящие перед сотрудниками бизнеса. Программное обеспечение от Microsoft – это следующая ступень в развитии бизнес-технологий. Office 365 обеспечивает производительность привычного нам Microsoft Office, но теперь уже с использованием облака. В этой статье мы рассмотрим особенности и преимущества Office 365, а также разберем все моменты, которые нужно учитывать при внедрении облачного сервиса в вашей организации.

Office Online

Office 365 предоставляет набор облачных приложений для расширения возможностей. Первым среди них является SharePointOnline. Этот инструмент позволяет не просто управлять информацией на локальном уровне. Теперь с SharePointOnline Вы и ваши бизнес-пользователи имеют общий доступ к совместной работе, управлению информацией и бизнес-аналитике. SharePointOnline предоставляет доступ для:

- Управления и совместного использования важных файлов и документов (Мои сайты)

- Управления важных проектов и поддержания общения внутри команды (Сайты групп)

- Изучения самой актуальной информации о компании и просмотра последних новостей (интранет-сайты)

- Безопасного использования документов с клиентами и партнерами (экстранет-сайты)

- Продвижения вашего бизнеса

Вы можете получить доступ к SharePointOnline прямо из клиентских приложений Office 2010, включая Word, Excel и PowerPoint, а также создавать и сохранять документы в рабочей области SharePointOnline. С SharePointOnline возможно просматривать и редактировать документы напрямую через Интернет, а также обмениваться ими с другими пользователями внутри или за пределами организации с использованием многоуровневого доступа. С помощью веб-портала SharePointOnline и Office Web Apps, вы, совместно с коллегами, можете работать над документами в режиме реального времени (см. рисунок 1). Это избавляет от необходимости постоянно вести переписку по электронной почте.

Рисунок 1. Одновременное редактирование документа двумя пользователями

SharePointOnline позволяет пользователям в SharePoint My Sites добавлять интересы и навыки к их профилям, что делает сервис более удобным для поиска специалистов в заданной предметной области в рамках организации другими пользователями. Это не только повышает производительность бизнеса, но и расширяет социальные и профессиональные сети внутри компании.

Общение в режиме реального времени

Office 365 также обеспечивает надежную коммуникационную инфраструктуру с Exchange Online и Lync Online. Exchange Online отвечает за электронную почту, календарь, контакты и цели инфраструктуры, а также полную функциональность, включая информацию о присутствии, публикации в сети/нет на месте, и подсказках.

Вы можете получить доступ к Exchange Online различными способами, в том числе применяя рабочий стол клиента Outlook, Outlook Web App (см. рисунок 2) и мобильные устройства с Exchange ActiveSync. Outlook Web App обеспечивает полную функциональность во всех браузерах, включая Internet Explorer, Safari и Firefox.

Что касается мобильных устройств, то офис поддерживается для Windows Phone, Nokia E и устройства серии N, Palm-устройств, Apple, iPhone и iPad, а также для некоторых Android. Этот уровень кросс-платформенной совместимости гарантирует доступ к важной бизнес-информации в любое время и в любом месте.

Рисунок 2. Доступ к электронной почте с помощью Outlook Web App

Lync Online позволяет получить доступ к размещаемой версии Microsoft Lync Server, преемнику Microsoft Office Communicatios Server. Он обеспечивает надежную и безопасную коммуникационную платформу в режиме реального времени, наряду с множеством возможностей следующего поколения.

Lync Online дает возможность для связи при помощи сообщений, аудио и видео-звонков, онлайн-встреч и веб-конференций (см. рисунок 3). Вы можете плавно переходить между мгновенными сообщениями и онлайн-встречами; проводить онлайн-презентации для клиентов или партнеров, используя аудио, видео и общий экран; приглашать пользователей с других организаций для участия в онлайн-встречах; просматривать статус пользователей в Lync и других приложениях Office.

Рисунок 3. Аудио и видео с Microsoft Lync

Предоставление доступа и администрирование

С Office 365 вы платите только за те инструменты, которые нужны для каждого отдельно взятого пользователя. Доступны три вида подписки: Office 365 для предприятия, Office 365 для малого бизнеса и Office365 для учебных заведений. Каждая такая подписка обеспечивает соответствующий набор услуг в зависимости от размера и требований вашей организации. Вы можете легко предоставлять доступ пришедшим новым пользователям и управлять уже существующими онлайн при помощи IT Management Dashboard (см. рисунок 4).

Рисунок 4. IT Management Dashboard

IT Management Dashboard позволяет добавлять новых пользователей, сбрасывать пароли, настраивать уровни подписки, создавать группы безопасности, управлять сервисными запросами и т.д. Вы также можете делегировать административный контроль на более детальном уровне. Это позволяет предоставить вашим коллегам доступ к определенным административным функциям на основе ролей пользователей. Например, вы могли бы предоставить административный доступ к почтовым ящикам пользователей. Office 365 также включает в себя Pay-As-You-Go лицензирование и управление Office Professional Plus. Это отличает последнюю версию офисных приложений с интегрированным Office Web App. Вы и ваши пользователи могут иметь доступ к документам, электронной почте, календарям или любым другим документам Office практически с любого устройства.