Блог

Вы здесь

Как перестать тратить время на поиски документов с Office Delve

Впервые Delve был объявлен на конференции SharePoint в марте 2014 года, и для многих сотрудников это стало долгожданным событием. Microsoft позиционирует данный сервис как прорыв в области рабочего процесса и бизнеса. Рассмотрим более подробно новое расширение Office 365.  

Что такое Delve

Ответить на вопрос "А что из себя представляет Delve" достаточно просто. Если описать новый Delve одним предложением, оно будет выглядеть так: "Смарт-интерфейс к поисковой системе".  

Office Delve помогает находить данные через Office 365. Здесь есть поиск сведений о пользователях и по людям. Не нужно помнить название документа и место его расположения. Delve показывает документы, независимо от того, где они хранятся: в OneDrive для бизнеса или в SharePoint Office 365. Сервис никогда не меняет установленные для документов настройки конфиденциальности, поэтому вы сможете увидеть только те документы, к которым у вас уже имеется доступ. Что касается ваших личных документов, другие пользователи не смогут их просмотреть без вашего согласия.  

В вашем расписании отмечена встреча в 13:00 с коллегой? Delve покажет вам наиболее подходящие документы, а также те, над которыми она недавно работала. Естественно, будет отображаться только доступная для вас информация. Многие люди ссылаются на схожий функционал в Yammer, но бывает и такое, что вы пропустили разговор в чате или не увидели сообщений. Delve покажет нужные документы вне зависимости от вашей активности в общем диалоге.

Суть сервиса Delve заключается в том, чтобы быть «поисковым смарт-интерфейсом» и позволить найти то, что вы ищете, но с помощью Office 365 и облака. Office Delve анализирует и собирает данные, исходя из потребностей каждого пользователя. Он позволяет значительно сократить время, необходимое для поиска информации в различных приложениях и сервисах Microsoft.

Office Graph

Вот что действительно часто обсуждается, так это Office Graph, или, как его называют в SharePoint community, SharePINT. Все в совокупности позволяет использовать Office 365 в полную меру. Office Graph — интеллектуальная виртуальная структура, применяющая Machine Learning (машинное обучение) для анализа содержимого и взаимосвязей в Office 365.

Представьте себе такую картину: вам необходимо отследить, что каждый сотрудник в вашей организации нажал, исправил или открыл в своем компьютере. Какие разговоры он ведет и с кем. Когда происходят его встречи, использует ли работник правильные документы для этого. 

Office Graph лежит в основе работы Delve и берет на себя всю работу по анализу контента, который важен для пользователя. Алгоритм автоматически анализирует контент, важный для пользователя. На этой основе, Delve сканирует данные, доступные в Office 365, что позволяет не тратить время, открывая различные приложения в поисках нужной информации. Delve выбирает информацию из таких сервисов Microsoft, как портал SharePoint Online, облачное хранилище OneDrive для Бизнеса и Office 365 Video Portal.

Таким образом, новый сервис помогает пользователю возвращаться к нужным документам, искать подходящее содержимое, которым с ним поделились другие, и информацию в интересующих его областях.

«Карточки данных»

Как же систематизировать все содержимое, которое обнаруживает Office Delve? 

Специально для этого появилась новая функция - доски, или «карточки данных». Они позволяют упорядочить весь материал таким образом, чтобы в процессе работы он стал доступнее и проще.

Теперь можно группировать взаимосвязанные документы в одном месте и делиться ими в 2 клика с другими пользователями. 

Это очень удобно, если над проектом работает группа человек. Вы создаете «карточку», где указываете все задания и документы, связанные с текущим проектом. Вы открываете доступ нужным сотрудникам, и с этого момента они могут просматривать и дополнять существующие доски или создавать новые - все это направлено на повышение эффективности и более успешную реализацию поставленной цели.

Каждая доска — это уникальное сочетание идей и информации, которое могут найти и дополнить другие пользователи.

Как работать с «карточками данных»

Очень часто при совместной работе информация становится разрозненной. На досках ее всегда можно упорядочить, сгруппировав по идеям и темам: это легко и дает хорошие результаты. Нажмите кнопку + Add to board (Добавить на доску) и введите название доски или выберите из списка существующую доску. На доску можно добавить любую карточку — документ, веб-сайт, видео и т. д.

С помощью «карточек данных» вы сможете найти содержимое, связанное с определенными темами и проектами. Важный момент заключается в том, что не нужно запоминать, где и что находится. Добавляйте новые доски или просматривайте уже созданные - словом, всегда оставайтесь в курсе событий. 

Первые шаги в Delve

Входим в систему, используя аккаунт в Microsoft. Первое, что видно в Delve на домашнем экране - это то, как выглядят документы, над которыми недавно работали. Там отображается информация о том, кто изменял его в последнее время. Благодаря Office Web Apps, можно просматривать содержимое документа без его открытия.

Основной принцип работы с сервисом выглядит следующим образом: 

Щелкните имя или рисунок в любом месте в Delve для просмотра документов, над которыми работаете;

Когда вы найдете документ, который вас интересует, добавьте его в "Избранное" или прикрепите на доску, чтобы было проще вернуться к нему позднее; 

Осуществляйте поиск людей, документов или прикрепленной информации на «карточке данных». 

Как уже было сказано выше, Microsoft считает созданные инструменты (Office Delve и Office Graph) ключевыми в совместной работе. Они идеально подходят для организаций любых размеров, ведь главные цели - ускорение обмена опытом и знаниями между сотрудниками, обеспечение качественной коммуникации, успешная реализация намеченных проектов - являются одинаковыми в каждом бизнесе. Легкий в использовании алгоритм позволяет экономить время на поиске нужной информации перед началом работы или при подготовке к очередной встрече. Теперь можно не беспокоиться о том, что вы не прочитали общий чат: с Delve вы будете в курсе всех изменений. Вам будет предоставлена самая актуальная информация, и теперь не нужно беспокоить коллег своими расспросами.