Новые возможности управления контентом в SharePoint Online
Новые возможности управления контентом в SharePoint Online: архивирование, судебное удержание, поиск и библиотеки, мультимедийные данные и Office по запросу. Видеоруководства по работе с документами на SharePoint.
Новые возможности управления контентом в SharePoint Online
Управление корпоративным контентом
Новая редакция SharePoint Online включает в себя ряд уникальных инструментов по обработке запросов, архивированию данных и обеспечению соответствия требованиям.
Поиск запросов. Обработка запросов.
Используя шаблон «Центр представления» Вы можете создать портал для поиска запросов и их обработки, постановки контента на удержание, его экспорта. Администратор SharePoint Online позволяет создать семейство сайтов Центра представления для каждого запроса, предоставить разрешения пользователям на создание собственных сайтов запросов. Каждый из них представляет собой совместный сайт с библиотекой документов, в которой пользователи могут хранить файлы, связанные с обработкой данных.
С запросами также можно связать следующие объекты:
- Источники: почтовые ящики, сайты.
- Условия поиска: автор, дата, термин, область поиска.
- Наборы представлений: сочетание источников и запросов, сведения об архивировании контента.
- Экспорты: место для загрузки контента при его экспорте.
Если возникает необходимость в предоставлении контента (например, судебное разбирательство или аудит), то пользователь с разрешением сможет создать запрос, добавить источник информации для поиска, выполнить запрос. Пользователь может архивировать определенные почтовые ящики и сайты, где был обнаружен соответствующий контент, сохранять отвечающие запросу элементы, экспортировать их. Когда запрос закрыт, со всех связанных материалов снимается удержание.
Архивирование
Поставленное на удержание информационное содержимое архивируется, но пользователи могу его изменять. В течение всего периода архивации изменения контента будут фиксироваться. Если пользователь изменяет или удаляет его, то соответствующий ему элемент в архиве сохраняется, его исходная версия всегда будет доступна — обычный пользователь всегда видит текущую версию, а сотрудники с соответствующими разрешениями могут просматривать исходную заархивированную.
Архивирование контента по сути своей аналогично его удержанию, но все же есть несколько отличий:
- Заархивировать можно почтовые ящики и сайты, при этом защита будет распространяться на все расположенные в них документы, списки, страницы, ящики.
- Пользователи могут продолжать работу с архивированным контентом, он останется на прежнем месте и его смогут редактировать, удалять и так далее.
- Определенные пользователи с разрешениями смогут получить доступ к исходной версии заархивированного контента.
Архивировать сайт или почтовый ящик не обязательно. Достаточно задать запрос, который будет определять область архивирования, и архивировать только соответствующий ему контент.
Работа с документами на SharePoint Online
Новые способы работы с мультимедийными данными (Доступно только в SharePoint Online План 2)
В новой редакции SharePoint Online в тарифных планах Office 365 для крупных предприятий доступны широкие возможности работы с мультимедийным контентом.
Управление мультимедиа
- Видеофайлы не только отображаются на отдельной странице в SharePoint — для каждого из них создается станица проигрывателя, содержащая метаданные к этому ролику.
- SharePoint создает набор видео, где материалы представлены в различных форматах и разрешениях, возможно с незначительными изменениями (например, дублирование языка). В зависимости от возможности браузера, конкретного устройства, пользовательской необходимости, SharePoint подбирает оптимальный вариант видеофайла.
- Поддерживается импорт видео из внешних источников (например, YouTube).
Поиск медиафайлов
- Воспроизводить медиафайлы можно прямо со страницы результатов поиска.
- Когда пользователь вводит запрос в строку поиска, SharePoint по наличию ключевых слов типа «слушать», «говорить», «видео» определяет необходимость поиска среди медиафайлов. Видео будут показаны в верхних строках списка результатов поиска.
- При поиске медиафайлов можно уточнить запрос. Например, датой или длиной видео.
Воспроизведение медиафайлов
- Каждый медиафайл в SharePoint имеет собственную страницу с проигрывателем. На этой странице также содержатся сведения о видео: метаданные, владелец, список связанных документов. Например, преподаватель может отправить запись лекции вместе с презентацией.
Пользователь, в свою очередь, может на странице видео выбрать наиболее подходящую версию файла, оценить ее и загрузить.
- Поддерживаются видеопроигрыватели на HTML 5 и Silverlight.
Поиск
Улучшение поиска пользователей и их навыков
Теперь в SharePoint поддерживается фонетический поиск на разных языках. Кроме сведений о контактах и организациях, в результатах поиска теперь отображаются и документы, которые были созданы пользователем, сведения о проектах, в которых он принимал участие, другие сведения, демонстрирующие его опыт и навыки. Используя карточку контакта, связаться с пользователем можно прямо со страницы результатов поиска.
Улучшения в навигации
Пользователи сразу видят поле поиска, могут быстро выполнять запросы и получать результаты, уточняя область поиска на уровне сайта, например. Результаты логически группируются системой, при вводе запроса пользователю предлагаются подсказки на основе истории предыдущих поисков. Просмотреть дополнительные сведения об элементе списка результатов можно при наведении на него курсора мыши.
Центры поиска
Администраторы SharePoint могут создавать и обслуживать поисковые центры, настраивать их стили и параметры.
Office по запросу
Если в Вашем плане подписки Office 365 предусмотрен Office 2013, то в SharePoint Online будет доступен Office по запросу. Что это значит: Вы сможете работать с офисными приложениями, не устанавливая их на компьютер или другое устройство. Например, Вы уехали загород, но возникла необходимость срочно внести корректировки в проект — открываем на планшете/ноутбуке/мобильном устройстве документы и вносим необходимые изменения. Не имеет значения, установлены ли на используемом вами устройстве офисные приложения — они «подгрузятся» из облака.
Совместная работа в Office 365
Библиотеки
Новая функция выноски
Теперь управлять документами можно при помощи новой функции выноски, которая обеспечивает доступ к важным командам и транслирует полезную контекстную информацию. С ее помощью можно открывать документы, предоставлять доступ к ним, подписываться, открывать в режиме предварительного просмотра, просматривать свойства.
Перетаскивание
В SharePoint теперь доступно перетаскивание файлов с рабочего стола в любой раздел — эту функцию ждали многие.
Синхронизация библиотеки с локальным компьютером при помощи SkyDrive Pro
Синхронизировать библиотеки с локальными папками Windows теперь можно при помощи SkyDrive Pro: доступ к документам в режиме оффлайн, автоматическая синхронизация обновления с сервером при следующем подключении.
Читайте также:
Сайты в SharePoint Online: что нового?
Сравнение возможностей SharePoint Online в планах подписки на Office 365
Новые возможности для сотрудничества в SharePoint Online
Безопасность и администрирование в новом SharePoint Online
Рабочие процессы и бизнес-аналитика в SharePoint: что нового?
Подписка:
Office Web Apps с SharePoint план 1