Преобразование коммуникаций с помощью Copilot для Microsoft 365
copilot, презентации, создание презентаций, создания блогов, составления планов
В Microsoft мы попросили нашу команду по связям с общественностью стать новаторами в области искусственного интеллекта. Исследовать и экспериментировать с тем, как мы все можем использовать его в повседневной работе. Мы призвали команду не забывать свой уникальный опыт и ценность — искусство коммуникации — но привнести в этот процесс немного науки, чтобы быть лидером на этом новом этапе коммуникаций.
Итак, последние несколько месяцев мы экспериментировали с Copilot для Microsoft 365, который теперь общедоступен для предприятий. Мы используем Copilot в Teams, чтобы рассказывать истории представителям компании и прогнозировать освещение событий после интервью. Мы используем Copilot в Word для создания блогов и составления планов. Мы используем чат для проверки сообщений, мозгового штурма и расширения нашего мышления. А Copilot в PowerPoint помогает нам создавать презентации, которые обеспечивают ясность и доносят наше видение.
Мы ощущали это влияние в повседневной жизни, но хотели оценить его количественно, поэтому сами провели небольшое исследование. Используя ту же методологию, что и в нашем последнем Индексе тенденций работы, мы опросили 80 человек из нашей организации по связям с общественностью и маркетингу и обнаружили, что, как и большинство работников умственного труда, многие сотрудники ежедневно страдают от совещаний (70 %) и информационной перегрузки (86 %), поэтому неудивительно, что 80 % из них каждый день с трудом удается уделять достаточно времени для концентрации.
Хорошие новости? ИИ помогает. Согласно опросу:
- 86% говорят, что Copilot делает их более продуктивными, а 81% говорят, что он помогает им быстрее выполнять задачи.
- 89% говорят, что Copilot помогает ускорить творческий процесс, а 78% говорят, что Copilot улучшает качество их работы.
- 70% говорят, что Copilot сокращает время, затрачиваемое на задачи, которые им не нравятся; в частности, 76% говорят, что Copilot снижает умственные усилия при выполнении повседневных задач, а 71% говорят, что Copilot сокращает время, затрачиваемое на поиск информации.
И самое интересное для меня: 84% говорят, что не хотят возвращаться к работе без Copilot. И я чувствую то же самое.
Пока еще рано, и инструменты не идеальны. Но чтобы помочь другим коммуникаторам задуматься о том, как ИИ может улучшить их рабочие дни, вот пять способов, которыми мы с командой используем ИИ, чтобы стать более продуктивными, творческими и сделать работу, которую мы выполняем, немного более увлекательной.
1. Встречи и собеседования.
Мы чувствуем, что перегруженность встречами связана не только с постоянными встречами спина к спине; это также частые двойные заказы и конфликты (если ваш календарь чем-то похож на мой). Функция второго пилота в командах позволяет легче расставлять приоритеты на наиболее важных встречах и наверстывать упущенное — без необходимости просматривать полную запись. Некоторые подсказки:
- Резюмируйте то, что было обсуждено на совещании, вкратце.
- Были какие-нибудь задания для меня?
- Были ли какие-либо неурегулированные решения?
Во время или после встречи Copilot также может помочь вам более точно вспомнить, что обсуждалось, отметить интересную цитату или деталь истории, оценить сложные темы или предвидеть освещение после интервью. Например, вы можете спросить:
- Каков был точный отзыв
рассказал о представленном плане связи? - Инженер, с которым мы говорили, поделился интересной историей о
что я хотел бы включить в историю, над которой работаю. Можете ли вы напомнить мне, что именно она сказала? - Поместите плюсы и минусы того, что команда обсуждает в отношении стратегии объявления, в таблицу и порекомендуйте план действий.
- После интервью для прессы спросите: «Как вы думаете, что репортер вынесет из этого разговора? Используйте стенограмму в качестве основного документа.
2. Проверка сообщений.
Ясность, конечно, является ключевым моментом в коммуникации, но, возможно, она еще более важна в другой ситуации: в армии. Наполеон, знаменитый генерал, известен тем, что приводил капрала на собрания, когда его генералы представляли военные планы. Он спрашивал капрала: «Услышав эти планы, знаете ли вы, что делать?» Если бы ответ был отрицательным, он попросил бы генералов переписать свои планы.
Какое это имеет отношение к ИИ? Я использовал Copilot в качестве своего капрала, чтобы обеспечить свежий взгляд. Некоторые примеры:
- Я отправлю Copilot блог и попрошу его сформулировать три ключевых сообщения; если они выключены, я уточню.
- Я попрошу второго пилота найти дыры в заявлении, которое мы делаем по такой сложной теме, как устойчивое развитие или ответственный ИИ. Я задаю ему такие вопросы, как: «Если бы вы хотели сорвать этот спор, что бы вы сказали?»
Используя Copilot в качестве моего партнера по мозговому штурму, я могу выявлять «слепые зоны», обострять наши позиции и расширять свое мышление, чтобы мы были ясны и вдумчивы в своей позиции.
3. Подготовка представителей.
Чтобы помочь нашим представителям подготовиться к интервью для прессы, мы используем Copilot, чтобы предугадывать вопросы и разрабатывать часто задаваемые вопросы. Некоторые примеры подсказок:
- Представьте, что вы технический репортер. Поделитесь пятью основными вопросами, которые у вас возникли бы у меня, если бы я представил информацию в этом описательном документе: [X].
- Представьте, что вы специалист по связям с общественностью, готовящий руководителя к интервью с ведущим техническим репортером, <репортером X> в
. Она довольно много писала об ИИ. Как вы думаете, какие вопросы репортер задаст техническому руководителю в интервью о том, как ИИ изменит работу? - Я даю интервью для прессы по поводу
. Какие три самых главных вопроса могут возникнуть по этой теме у тех, кто не знаком с этой темой? - Помогите мне составить ответы на этот список вопросов
. Ответы должны быть краткими, но разговорного тона.
4. Написание планов коммуникаций и блогов.
Сейчас многих коммуникаторов нанимают из-за их уникальной способности писать. И как писатель я могу сказать вам, что навыки никуда не денутся, но я обнаружил, что Copilot полезен, помогая мне начать, продолжать работу и совершенствовать мой контент. Это помогает мне делать то, что я делаю лучше всего — даже лучше.
Некоторые примеры:
- В Word я выделяю абзац в плане или блоге, который меня зацикливает, и прошу второго пилота предложить несколько других способов его написания.
- Другие члены моей команды используют Copilot для составления плана предстоящего анонса. Они дадут ему информацию об элементах, которые они хотят видеть в плане, таких как то, что они объявляют, ключевые сообщения, сроки, цели для прессы и представители. Это не дает полного плана от начала до конца, но дает им надежный старт.
- Когда я дохожу до конца блога и не могу дождаться окончания, мне нравится попросить второго пилота написать короткий, но убедительный заключительный абзац. А поскольку мы используем Copilot для Microsoft 365, конфиденциальная информация, такая как планы и даты запуска, остается защищенной.
- Наконец, когда сообщение в блоге или LinkedIn готово и я израсходовал весь свой творческий потенциал и все еще нуждаюсь в заголовке или заголовке, я могу попросить пять заголовков, а затем сразу перейти к ним.
5. Создание презентаций
Иногда то, как мы представляем наши идеи, так же важно, как и их содержание. Поэтому неудивительно, что одним из любимых вариантов использования Copilot моей команды является превращение документа Word, например PR-плана, в презентацию PowerPoint.
Просто откройте новую презентацию в PowerPoint, выберите значок Copilot на ленте и, как только появится боковая панель, нажмите «Создать презентацию из файла…». Выберите документ и позвольте Copilot приступить к созданию презентации.
Оттуда вы можете попросить Copilot добавить конечный слайд, сделать все заголовки определенным шрифтом и цветом или попросить его обновить одно из изображений до фотографии, которая вам больше нравится. Это значительно сокращает время, необходимое моей команде для создания колод, а это означает, что они могут больше сосредоточиться на контенте, а не на копипасте.
Как и в случае с любым новым инструментом или привычкой, главное – практика, практика и еще раз практика. Если у вас уже есть Copilot для Microsoft 365, вы можете начать экспериментировать с приведенными выше подсказками сегодня или бесплатно протестировать некоторые из моих подсказок по общению для Copilot в Bing. Вы также можете прочитать эту статью на WorkLab , в которой показано, как написать отличную подсказку.
Я тоже буду продолжать практиковаться и попутно делиться.