Судебное удержание в Microsoft Exchange

 Судебное удержание в Microsoft Exchange

Tue Sep 2, 04:12 PM

 exchange online, office 365, судебное удержание

Что такое судебное удержание и зачем необходимо организациям? Как поставить почтовые ящики на судебное удержание? Как реализуется удержание и другие часто задаваемые вопросы по судебному удержанию в Microsoft Exchange.

Судебное удержание в Microsoft Exchange

Судебное удержание позволяет организациям обеспечить высокую сохранность важных сведений в электронном виде. Если включен режим судебного удержания применительно к почтовому ящику, пользователь, как и раньше, сможет удалять в своем почтовом ящике ненужные элементы, но они будут сохраняться на соответствующих серверах Microsoft Exchange в центре обработки данных. С помощью судебного удержания можно сохранять важные электронные сообщения, элементы календаря, задачи и документы из почтовых ящиков. Такой режим позволяет защищать исходную версию каждого элемента от последующих изменений пользователем: при изменении пользователем элемента, который находится на судебном удержании, происходит сохранение его копии.

Зачем необходимо судебное удержание?

В случае, когда организация принимает участие в судебных процессах, крайне необходимо предпринять соответствующие меры по сохранению важных данных. К ним относятся, в первую очередь, сообщения электронной почты, которые в последствии можно будет использовать как доказательства.

Установить судебное удержание для почтовых ящиков конкретных пользователей желательно заблаговременно. Например, можно установить судебное удержание на почту юриста или главного бухгалтера. Впоследствии важная корреспонденция может сыграть ключевую роль в доказательной базе.

Судебное удержание также позволяет защитить корреспонденцию от случайного или умышленного удаления.

Реализация судебного удержания

После удаления пользователем сообщения из папки «Удаленные» или после использования сочетания клавиш SHIFT+DELETE , элементы автоматически копируются в в скрытую папку «Элементы для восстановления».

По умолчанию удаленные элементы хранятся в данной папке 14 дней, в течение этого периода они могут быть восстановлены. По истечении этого срока Microsoft Exchange их полностью удаляет. В случае помещения почтового ящика пользователя на судебное удержание, папка элементов для восстановления прекращает очищаться автоматически, элементы хранятся в ней неопределенное время. Администратор может сам настроить период юридического удержания. Данная функция не затрагивает обычную повседневную работу с использованием электронной почтой: пользователи, как и раньше, могут удалять или изменять элементы своих почтовых ящиков.

Каждый пользователь может своими руками очищать элементы из папки под названием «Элементы для восстановления». В таком случае информация будет сохраняться в системных папках Microsoft Exchange.

Папка элементов для восстановления состоит из трех подпапок, которые используются для хранения ранее удаленных элементов. Это позволяет значительно упростить процесс.

1. Удаление. В этой папке хранятся все удаленные элементы до момента истечения срока хранения. Администраторы могут изменять срок сохранения элементов, а пользователь может вручную удалить данные.

2. Очистка. Документы из папки «Элементы для восстановления» после истечения срока хранения перемещаются в папку «Очистка». Они не видимы для пользователя, который использует средство восстановления удаленных элементов. В режиме судебного удержания не производится удаление элементов из этой папки.

3. Версии. В данной папке сохраняются все версии документа. Перед тем, как проводиться запись измененного документа, предварительно создается копия исходного элемента в эту папку. Папка «Версии» не отображается для пользователей.

В таблице перечислены возможные свойства сообщений, которые приводят к автоматическому копированию при записи.

Тип элемента	Свойства, вызывающие копирование при записи элемента
Сообщения (IPM.Note) Сообщения (IPM.Post)	Тема Текст сообщения Вложения Отправители и получатели Даты отправления и получения
Элементы, отличные от сообщений	Любые изменения видимых свойств за исключением следующих: Расположение элемента (перемещение) Изменение состояния (прочитано, не прочитано) Изменение тэга хранения

ВАЖНО! В Exchange 2010 SP1 копирование при записи отключено для элементов календаря в почтовом ящике организатора собрания при получении ответов участников на приглашения или при обновлении сведений о собрании. Не фиксируются изменения в RSS-каналах.

Максимально возможная квота для папки «Элементы с возможностью восстановления» составляет 30 ГБ, однако, она не входит в объем основного почтового ящика пользователя. На протяжении периода использования судебного удержания квота для папки «Элементы с возможностью восстановления» может быть увеличена. Данную процедуру проводят администраторы Центра обработки данных Microsoft.

Как применить судебное удержание к почтовому ящику?

Администратор или уполномоченный пользователь может назначить роль «Юридическое удержание» к пользовательским почтовым ящикам. Один из самых простых способов — добавить пользователя в группу ролей «Управление обнаружением». Для этого необходимо:

1. Последовательно выбрать в панели управления Exchange пункты «Моя организация», далее «Роли и аудит» — «Роли администратора».

2. Выбрать группу ролей для пользователя. После этого выберите «Подробности».

3. «Добавить».

4. В диалоговом окне, которое вам откроется, следует отметить пользователя, группу ролей и группу безопасности. Найти имя можно с помощью поиска, для того чтобы провести сортировку списка щелкните заголовок столбца, который называется «Отображаемое имя» или просто «Имя».

5. «Добавить».

6. Для возвращения на страницу группы ролей нажмите «ОК».

7. Чтобы сохранить изменения в группе, нажмите «Сохранить».

Добавленный пользователь появится в области сведений о выбранной группе ролей.

Другой способ:

1. В панели управления Exchange выбираем следующие пункты: «Управление организацией» > «Пользователи и группы» > «Почтовые ящики».

2. После этого выберите почтовый ящик, который хотите поместить на удержание и нажмите «Сведения».

3. В разделе «Функции почтового ящика» выберите пункт «Судебное удержание» — «Включить».

4. На странице «Судебное удержание» можно настроить необязательные поля. Текст будет отображаться в почтовом ящике только при условии использования Outlook 2010/2013.

5. «ОК», «Сохранить».

6. Появится предупреждение: на подключение судебного удержания может уйти около 60 минут.

7. Нажимаем кнопку «Закрыть».

Как настроить продолжительность судебного удержания?

С помощью Windows PowerShell есть возможность для каждого элемента задать продолжительность периода удержания сообщений относительно даты получения. Данная функция называется длительностью судебного удержания. Рассмотрим эту операцию на примере.

Пример 1. Данная команда задает юридическое удержание почтового ящика пользователя, которого зовут Ann Beebe, на протяжении одного года.

Пример 2. С помощью следующей команды настроим судебное удержание почтового ящика Pilar Pinilla. Продолжительность – 7 лет.

Чтобы просмотреть период судебного удержания необходимо использовать параметр, который выглядит следующим образом: IncludeLitigationHoldDuration, командлет – Get-Mailbox. Для пользователя Pilar Pinilla эту функцию можно задать так:

Как снять судебное удержание?

1. В панели управления Exchange выбрать «Управление организацией», перейти к «Пользователи и группы» и нажать «Почтовые ящики».

2. Выбрать почтовый ящик, с которого будет снято удержание. Переходим в «Сведения».

3. В разделе «Функции почтового ящика» выбираем «Судебное удержание» и нажимаем «Отключить».

4. В диалоговом окне с предупреждением выберите «Да». Затем нажмите «Сохранить». Процесс завершен.

FAQ

— Как посмотреть почтовые ящики, которые находятся на судебном удержании?

В панели управления Exchange выбираем «Управление организацией», далее «Пользователи и группы» — «Почтовые ящики» — «Почтовые ящики на судебном удержании».

— Можно ли узнать состояние конкретного почтового ящика: на судебном удержании или нет?

Для этого в панели управления Exchange почтовый ящик и примените команду «Сведения». В разделе «Функции почтового ящика» найдите пункт «Судебное удержание». Далее — «Изменить». В окне появится информация о дате установки почтового ящика на удержание, а также сведения о пользователе, который его назначил.

Сравнение Microsoft Exchange и Lotus IBM

С помощью Microsoft Exchange 2010/2013 можно контролировать все данные, получать информацию на протяжении какого времени происходит их сохранение в системе. Данный сервис предлагает своим пользователям различные инструменты, необходимые для полного обеспечения соответствия всем правилам работы с важной информацией. Exchange 2010/2013 предоставляет широкие возможности для использования сквозного поиска. В то же время, задачи поиска могут делегироваться, благодаря системе управления доступом на базе ролей. В результате, Вы обеспечиваете необходимыми инструментами сотрудников, ответственных за безопасность данных в организации.

Сервис Domino предоставляет только основные (базовые) средства архивации и требует дополнительного использования продуктов, разработанных сторонними организациями — это влечет дополнительные расходы на повышение качества обеспечения безопасности информации и управления. В Exchange Server 2010/2013 всё необходимое предоставляется изначально.

Microsoft Exchange 2010/2013 дает возможность клиентам самим выбирать наиболее экономичный и быстрый вариант хранения важных данных с учетом DAS, JBOD и SATA. В Domino от IBM предусмотрен исключительно Domino Attachment Object Store (DAOS). IBM при этом не может предложить своим пользователям возможность самим выбирать более экономичные варианты хранения используемых данных для сокращения расходов.

Сравнение Microsoft Exchangе и Lotus IBM по ключевым параметрам:

IBM Lotus	Microsoft Exchangе
Инновации через приобретения Подход IBM, используемый применительно к инновациям путем приобретения, в результате, приводит к несвязанным действиям и частичному решению, которое несовместимо с ожиданиями пользователя.	Инновационные разработки в общей архитектуре Microsoft постоянно демонстрирует приверженность инновациям. Базовые технологии в системе SharePoint 2010, к примеру, являются результатом десятилетней ориентации на основании базовой архитектуры, на которую потрачены миллиарды долларов (программное обеспечение, исследования и разработки).
Значительно более высокие расходы и уровень сложности Пользователи при работе в данной системе постоянно сталкиваются с проблемой использования продукта под конкретную потребность. Разработчики приложений всегда пытаются решить проблемы, возникающие с рамками и моделями программирования.	Низкая стоимость и уровень сложности Корпорация Microsoft предоставляет своим пользователям единый вход, оптимальную инфраструктуру, взаимодействие, благодаря чему происходит снижение затрат и, соответственно, повышение производительности.
Ограниченные возможности пользователя В IBM отсутствует координация требований клиентов с конечными результатами, сервис обеспечивает лишь некоторые возможности среди тех, которые клиенты ожидают.	Расширенные возможности доступа Корпорации Microsoft предоставляет своим пользователям возможность доступа с помощью ПК, телефона, а также браузера. Это стало возможно благодаря применению единой рабочей платформы и мощным возможностям корпоративной информационной системы.