Настройте процесс утверждения (согласования) с помощью Power Automate
Microsoft Power Automate – это служба управления рабочими процессами онлайн, которая автоматизирует события в постоянно растущей коллекции из более чем 230 приложений и служб, в том числе SharePoint, Outlook, Microsoft Teams и многих других служб Microsoft и прочих компаний.
Microsoft Power Automate автоматизирует многие распространенные бизнес-процессы и задачи, в том числе мгновенно реагирует на уведомления или электронные письма с высоким приоритетом важности, подхватывает, отслеживает и запрашивает новые потребительские лиды, копирует вложения электронной почты и сохраняет их в OneDrive for Business, собирает бизнес-данные и обменивается этой информации с участниками команды.
Благодаря Microsoft Power Automate исчезла необходимость выстраивать рабочие процессы с нуля. У службы Microsoft Power Automate есть широкая библиотека шаблонов. Многие из них доступны непосредственно из списков SharePoint, которые решают общие бизнес-сценарии и сокращают время развертывания – в том числе действие начать утверждение при добавлении нового элемента в шаблон._
Организации обычно внедряют процессы утверждения, чтобы обеспечить соответствие качественным или целевым стандартам таких бизнес-функций, как бюджетирование, маркетинговые инициативы, выставление счетов и творческие проекты.
Функция Start an approval action при добавлении нового элемента в шаблон включает действие Уведомить создателя элемента об отказе по умолчанию. В электронном письме об отказе, в строке темы указывается название предложенного проекта и его статус. Также есть краткое информационное сообщение, где указывается, кто выступает утверждающей стороной, и добавлены любые дополнительные комментарии. Заинтересованная сторона с правами на утверждение может оставлять комментарии по поводу отклоненной идеи. Это дает возможность получить дополнительную информацию – например, проекты или документацию, дальнейшее видение развития идеи или обратную связь с представителем команды. Опять же, благодаря Microsoft Power Automate процесс предоставления и получения обратной связи становится плавным и практически незамедлительным.
The Start approval when a new item добавляет template, в который включено следующее действие Inform the item creator of rejection by default.
В электронном письме с отказом от согласования указывается название идеи дизайна и статус в строке темы, а также краткое сообщение, информирующее, кто была одобряющей стороной, и любые дополнительные комментарии. Разрешение согласовывающей стороне прокомментировать отклоненную идею дает возможность получить дополнительную информацию, такую как проекты или документация, дальнейшее развитие идеи или обратную связь с представителем команды. Опять же, Microsoft Power Automate позволяет беспрепятственно и почти мгновенно отправлять и получать обратную связь.
Вы можете быстро дополнить шаблон – всего в несколько кликов добавить в него адрес электронной почты утверждающей стороны, в том числе и других заинтересованных лиц, в строки «CC» или «BCC», добавить вложения или пометить электронное письмо как важное.
Microsoft Power Automate повышает вашу эффективность работы и производительность, позволяя мгновенно проверить недавно сохраненный рабочий процесс на предмет отсутствия данных, значений и ошибок. Таким образом, другие члены вашей команды не пострадают и не расстроятся из-за возможных нарушений рабочего процесса.
Мобильное приложение Microsoft Power Automate позволяет утверждать или отклонять новые идеи проектов, даже когда вы находитесь в пути. Помимо push-уведомлений о новых запросах на утверждение, вы можете просматривать детали идеи в подходящем для вашего устройства формате.
Теперь вы можете очень легко создать простой рабочий процесс, который автоматически генерирует электронные письма для утверждения при добавлении нового элемента в список SharePoint, обновляет этот список, присылает уведомления отправителю, когда запрос на идею одобрен или отклонен, и публикует сведения о новой идее, дублируя информацию из списка элементов в канал Microsoft Teams. Увидев новую идею в Teams, участники команды могут начать совместную работу над ней, оставить отзыв для уточнения деталей или опубликовать новые собственные идеи. Этот простой рабочий процесс можно легко расширить до более сложного сценария, например, добавить многократное или серийное одобрение заинтересованных сторон или донесение подробностей идеи среди до более широкой команды. Это помогает сократить время на получение обратной связи от заинтересованных сторон и на преодоление разногласий внутри команды организации, что, в свою очередь, способствует лучшей совместной работе и инновациям.