IT Partner

 Тогда и сейчас: технологии, меняющие «правила игры» на современном рабочем месте

 cloud boost, microsoft 365

1. Работодатели сейчас в поиске инструментов для повышения производительности и улучшения бизнес-процессов
2. Творчество – это краеугольный камень в решении проблем
3. Возможность оставаться мобильным и работать удаленно
4. Уход от рутины
5. Совместная работа для лучших результатов

Некоторые моменты, характерные для современного рабочего места:

Работодатели сейчас в поиске инструментов для повышения производительности и улучшения бизнес-процессов

С целью сокращения расходов работодатели уже привыкли переходить на цифровой формат, будь то обслуживание почтовых серверов или обновление конечных стадий процессов. Но сегодня наблюдается некий новый сдвиг: вместо попыток сэкономить, владельцы бизнеса вкладывают средства в новые технологии, которые поспособствуют развитию их компаний. Это могут быть инструменты, направленные на улучшение бизнес-процессов или получение конкурентного преимущества, увеличение доходов или повышение производительности труда сотрудников.

Перейдите на следующий уровень в сфере анализа данных

Давайте начнем наше путешествие с обзора PowerBI. Наверняка ваш бизнес генерирует большие объемы данных, в которых порой очень сложно разобраться. Решить эту проблему вам поможет PowerBI. Его основные возможности: визуализация и моделирование данных. Эти процессы управляются искусственным интеллектом способным создавать легкие в понимании и восприятии отчеты, которые помогут вам предпринять соответствующие меры. Как правило, бизнес-пользователи нарезают и разбивают отчеты внутри PowerBI, выявляя скрытые тренды, а ИИ анализирует данные, пытаясь автоматизировать поиск информации. Вы даже можете задавать вопросы, и PowerBI будет отвечать на них, анализируя огромные наборы данных и даже предсказывая вопросы, которые могут вас интересовать.

Творчество – это краеугольный камень в решении проблем

Ожидания работодателей в отношении своих сотрудников также меняются: более важным становится не навыки справляться с рутинными задачами, а способность выбирать лучшие способы выполнения работы, что требует от каждого сотрудника критического мышления и творческого подхода. Всех работников призывают решать проблемы и работать в команде.

Проявлять креативность вправе не только дизайнеры и прочие, связанные с дизайном сотрудники. Креативность теперь касается всех работников, независимо от того, какую «творческую работу» они выполняют – будь то презентация продаж или финансовый анализ. Если вам кажется, что вы не способны раскрыть свой творческий потенциал и изобретательность, искусственный интеллект поможет вам в этом. Если в прошлом вы могли полагаться только на свои личные способности, то на современном рабочем месте у вас есть ресурс – новые возможности AI. С помощью искусственного интеллекта вы можете создавать высокоэффективный контент, автоматизировать рутинные задачи, искать и обнаруживать людей и информацию, а также извлекать ключевые идеи из данных, при этом затрачивая гораздо меньше усилий.

Если вам интересно, каким магическим образом все это работает, давайте рассмотрим подробнее:

PowerPoint Designer анализирует вашу заготовку для слайда и использует интеллект, чтобы сопоставить ее с релевантными шаблонами, которые есть в облаке. Вам предлагаются на выбор опции для создания потрясающей презентации. Для более подробного изучения, как создавать презентации, загляните сюда

Excel также может предложить варианты улучшения вашей электронной таблицы. Но что действительно сэкономит ваше время – так это то, что вам больше не нужно выполнять действие копировать / вставлять между Excel и другими источниками данных. Ваша электронная таблица может подключаться к внешним или внутренним источникам данных, чтобы преобразовывать входящие данные в дополненные информацией элементы.

Например, если вы начнете вводить названия компаний под отметкой «акции», AI определит, что все они относятся к акционерным обществам с акциями и преобразует каждую из этих акций в дополненный информацией элемент. Нажав на карточку с названием, вы увидите цену акций (для компании Microsoft в приведенном выше примере) и целую кучу других метаданных, на поиски которых вы бы потратили часы времени в Интернете или на других источниках.

Если вы хотите просмотреть цены акций – вы просто вводите «цена», и Excel автоматически заполняет все строки в электронной таблице соответствующими значениями. Вы также можете добавлять высокие и низкие цены и играть с числами.

Возможность оставаться мобильным и работать удаленно

Сегодня большинство из вас, скорее всего, уже имел опыт работы в среде с традиционными технологическими инструментами, устаревшими решениями, когда для организации совместной работы пользователи отправляют друг-дугу файловые вложения, прикрепляя их к письмам по электронной почте. Согласитесь, постоянно пытаться выяснить, где находится последняя версия файла – не очень эффективный подход для работы в современных реалиях. Сотрудник больше не может быть привязан к офисному креслу. Чтобы сделать ваше рабочее место более мобильным, вы можете воспользоваться следующими советами:

Облачное хранилище

Размещая все свои файлы на облаке, вы можете получить к ним доступ из любого места или устройства. Вы даже можете делиться файлами с людьми вне вашей организации, у которых нет учетной записи Microsoft.

Безопасность бизнес-данных с контролем сеанса через браузер

Если вы хотите, чтобы ваши пользователи работали с любого устройства, включая неуправляемые и, следовательно, не проверенные на надежность (которые в вашей компании не входят в систему MDM – управления мобильными устройствами), можете сделать это через браузер. Благодаря возможности управлять сеансом через браузер, ваши пользователи могут получить доступ к любым приложениям SaaS, но данные остаются в браузере и, следовательно, в безопасности. Контент можно просматривать, но его нельзя синхронизировать с неуправляемым устройством. Его можно открыть только в Word Online, сохраняя данные в браузере. Параметры печати и копирования / вставки в таком случае также отключены. Это идеальный баланс: ваши данные в безопасности, а ваши пользователи создают и достигают большего, находясь в любой части планеты с единственным условием – доступом в Интернет.

Работайте офлайн

Если интернет-соединение недоступно, вы все равно можете работать с файлами, если заведомо синхронизируете OneDrive с мобильным устройством, которым планируете пользоваться в режиме офлайн. Таким образом, вы сможете легко работать, даже находясь в самолете во время деловой поездки. как только вы подключитесь к Интернету, все внесенные вами изменения синхронизируются с вашим облачным хранилищем.

Делитесь и управляйте файлами в современной интрасети

Если вы хотите быть в курсе событий, даже находясь вне офиса, вы можете получить доступ ко всей информации вашей компании и быть в курсе того, что там происходит, используя SharePoint.

Облачные технологии действительно дарят вам свободу – ваши приложения, контент, файлы, предпочтения и настройки вашей учетной записи будут сохраняться и работать независимо от того, на каком устройстве вы работаете и где находитесь. Таким образом, у вас будет возможность выполнять свою работу в любом месте и в время.

Уход от рутины

Есть еще одна важная тенденция: сотрудники все чаще тратят время на вещи, которые на самом деле никак не влияют на бизнес. Таким образом, компании должны предоставить своим сотрудникам инструменты для автоматизации некоторых рутинных задач и сосредоточиться на важных вещах, делая больше акцент на стратегическую ценность.

Используйте возможности Outlook

Поскольку Outlook – это главное ядро для организации общения и совместной работы, он во многом поддерживается ИИ. Например, с помощью Focused inbox AI изучается ваше поведение и ставятся отметки о важности на те электронные письма, на которые вам следует обратить внимание в первую очередь. В карточке «Summary» AI интерпретирует содержание письма, выводит соответствующую информацию вверх в сводной форме, помогая пользователю быстро отреагировать. Эта опция доступна для переписки, связанной с авиаперелетами, доставкой посылок, бронированием ресторанов и так далее.

Планирование и бронирование времени для совместных мероприятий с товарищами по команде может стать целой головной болью для каждого участника. Благодаря службе планирования Cortana, все, что вам остается сделать – это написать электронное письмо человеку, с которым вы хотите встретиться, и CC Cortana. Сервис сверяет календари и отправляет вам электронное уведомление с датой и временем запланированной встречи, экономя кучу вашего времени и усилий.

@упоминайте людей, чтобы тут же вовлечь их в рабочий процесс

Никто не хочет заблудиться в трех соснах в поисках необходимого файла. Представьте, что вы получили электронное письмо с запросом на информацию, которой у вас нет, но вы знаете, кто может поделиться такой информацией. Чтобы сэкономить свое время и время своих коллег, просто вставьте «@» и выберите адрес электронной почты из выпадающего списка. Готово. Теперь еще один обязательный момент. Когда вас упоминает ваш коллега, вы получаете уведомление, напоминающее вам, что нужно отреагировать. Вы можете использовать функцию упоминания в Teams, Yammer, Outlook, Word и PowerPoint. Таким образом вы привлекаете внимание пользователя к комментарию в файле, который касается вашей совместной работы. Это супер-быстрый и супер-эффективный способ общения с коллегами. Это сводит до минимума задержки в процессе совместной работы, помогая вам повысить эффективность своей работы.

Итак, Outlook и AI отлично справляются с задачами на вашем пути. Однако вы можете также автоматизировать практически любую трудоемкую задачу или процесс в разных приложениях с помощью Flow. Несколько примеров: можно получать уведомления, когда ваш начальник или определенный клиент отправляет вам электронное письмо; ваша команда мгновенно знает, когда обновляется определенный файл; можно автоматически собирать и загружать в OneDrive вложения электронной почты (или любые другие данные); в список MailChipm могут автоматически подтягиваться и добавляться адреса электронной почты новых клиентов и многое другое!

Совместная работа для лучших результатов

В командной работе есть такой важный момент, как ожидание результата. У участников возникает чувство ответственности, стремление действительно вместе добиться результатов. В этом особенность командной работы. Команды и проекты бывают разных размеров и форм, а для решения определенных задач в определенных сценариях требуются специальные инструменты.

Teams – ваш инструмент для совместной работы

Teams объединяет переписку, встречи, файлы, приложения в одну общую картину. Его можно настраивать, упрощая сбор информации и выполняя оптимизацию задач прямо в процессе работы с помощью более 150 различных приложений, ботов, сервисов (например, Kayak, Trello, Adobe, сервисы Microsoft и многое другое). Вы также можете создавать и настраивать интеграцию, чтобы подключать напрямую к Teams все ваши линейки бизнес-приложений (с открытой платформой Microsoft для разработчиков).

В Teams у вас может находиться весь контент и приложения, необходимые для эффективной работы. К примеру, ваши файлы, записная книжка и даже панель инструментов PowerBI. Вам не нужно волноваться из-за таких мелочей, как, к примеру: «где я могу найти эту информацию» или «где вы взяли этот номер», потому что у всех участников информация и контент одинаковы, и, значит, все члены команды могут уделять больше времени пониманию бизнеса или дальнейшим шагам.

В Teams вы можете стать участником виртуальной встречи и соавтором документов в режиме реального времени. После встречи в Teams вам будут доступны все чаты и диалоги. Если вы случайно пропустили встречу, можно посмотреть ее видеозапись и просмотреть ее стенограмму в Stream – это нечто похожее на ваш корпоративный YouTube.

Выводы

Мы наблюдаем становление новой культуры организации рабочего места, когда сочетается лучшее из обоих миров: человеческий потенциал выделяется еще сильнее и освещает путь в будущее, поскольку ваше рабочее место может путешествовать одновременно с вашим вдохновением в сопровождении мощного помощника AI. Это раскрывает ваши креативные способности и автоматизирует рутинные задачи. Присоединяйтесь к путешествию в новую культуру организации рабочего пространства, которая вызывает истинный восторг.